HALTENG, OT- Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Halmahera Tengah (Halteng) melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi selama 10 tahun pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kabupaten Halmahera Tengah.

Sebanyak 2.387 berkas milik Badan Kepegawaian Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Halteng dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) selama 10 tahun mulai tahun 2002 sampai 2012 itu dimusnahkan.

Bupati Halteng Ikram M Sangadji mengatakan, Pemusnahan Arsip ini menjadi bukti bahwa Pemda Halteng terus berkomitmen untuk memperkuat good governance, khususnya dalam bidang kearsipan.

"Saya berharap, kegiatan ini tidak berhenti sampai di sini. Kita perlu terus meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di seluruh OPD, melalui penataan arsip dinamis yang lebih baik," ucap Bupati saat memberikan sambutannya, Senin (15/12/2025).

Dia mengatakan, penerapan sistem kearsipan berbasis digital yang dikenal dengan aplikasi Srikandi dapat di terapkan secara maksimal, sehingga peningkatan kompetensi aparatur pengelola arsip dan penguatan regulasi dan pengawasan dalam penyusutan arsip.

Menurutnya, kegiatan pemusnahan arsip bukan sekadar proses menghilangkan dokumen, tetapi merupakan tindakan strategis untuk menjaga ketertiban administrasi, efisiensi pengelolaan data, dan keamanan informasi.

“Arsip yang telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna serta telah ditetapkan dalam Berita Acara Pemusnahan, dapat dimusnahkan secara resmi,”jelasnya.

Ketua Kosgoro Malut itu, menjelaskan bahwa dalam konteks tata kelola pemerintahan, arsip memiliki peran penting sebagai bukti akuntabilitas, memori kelembagaan, dan referensi pembangunan daerah. Namun, untuk mewujudkan manajemen arsip yang efektif, maka perlu dilakukan penyusutan arsip, termasuk pemusnahan file yang tidak lagi memiliki nilai guna, agar ruang penyimpanan lebih tertata, kinerja layanan meningkat, dan potensi risiko kebocoran informasi bisa dicegah.

“Kepada seluruh OPD sebagai pencipta arsip dinamis apabila arsipnya yang telah memenuhi masa JRA dan tidak memiliki nilai kegunaan, maka dapat diusulkan untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku,”tutup orang nomor satu dijajaran Pemkab Halteng itu.

Sementara Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Halteng Nurdjana Mandar mengatakan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis kita diperhadapkan dengan beberapa tahapan antara lain penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip yang di dalam penyusutan tersebut ada pemindahan arsip, dan penyerahan arsip.

"Arsip, dapat dimusnahkan apabila habis masa retensinya atau arsip tersebut tidak memiliki nilai kegunaannya lagi,”ucap kadis.

Mantan kaban Inspektorat itu mengatakan, sebagai unit pengelolaan arsip dinamis dengan frekwensi aktivitas perkantoran yang cukup tinggi, maka akan menciptakan arsip yang cukup banyak dan apabila tidak diadakan penyusutan melalui pemusnahan maka arsip yang ada di kantor dari tahun ke tahun akan semakin banyak dan akan membutuhkan ruangan yang cukup besar untuk menampung arsip tersebut.

"Untuk itu, pemusnahan arsip perlu dilakukan dengan tujuan utama adalah efisensi ruangan penyimpanan yang biasa di sebut depot arsip,”jelasnya.

Kadis juga mengatakan, pemusnahan arsip tahun ini merupakan kegiatan perdana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, pada kantor BKPSDM dengan jadwal Retensi Arsip (JRA) selama 10 tahun mulai tahun 2002 sampai 2012 dengan total berkas sejumlah 2.387 berkas.

“Kemudian berkas tersebut diverifikasi dan ditelaah oleh Panita Pemusnahan Arsip. Maka yang siap dimusnahkan dan sudah mendapat persetujuan oleh BKPSDM dengan Surat nomor : 800.1/11/394 tanggal 5 Desember 2025 adalah sebanyak 1.181 berkas," jelasnya.